Field Sales Order App

Într-o firmă de distribuție, între momentul în care agentul promite marfa în magazin și momentul în care comanda ajunge în sistem trec de obicei între șase și douăzeci și patru de ore. Comanda se notează pe o agendă, se dictează pe telefon sau se trimite pe WhatsApp, iar seara cineva de la birou o transcrie manual în programul de facturare.

În fereastra asta se pierd comenzi, se citesc greșit cantități și se promit produse care nu mai există pe stoc. Clientul află abia a doua zi că nu primește ce i s-a promis, iar biroul plătește zilnic ore întregi pentru o muncă de transcriere care nu adaugă nimic.

Aplicația închide fereastra. Agentul introduce comanda direct de pe telefon, în fața clientului, cu stocul și prețul corect pe ecran. Comanda ajunge instant în lista centrală a biroului, gata de verificat și de exportat în programul de facturare. Nimeni nu mai transcrie nimic.

Este proiectată pentru contextul real în care se lucrează, nu pentru un birou: un om care stă în picioare într-un magazin, ține telefonul într-o mână, vorbește cu clientul în timp ce introduce comanda și are între opt și douăzeci de vizite pe zi. Fiecare decizie de interfață pleacă de acolo.

Se așază lângă sistemele existente ale firmei, nu peste ele. Nu înlocuiește ERP-ul, nu emite facturi, nu ține contabilitate și nu cere nicio integrare. Rezolvă exact o problemă, preluarea comenzii în teren, și o rezolvă complet.

Funcționează complet fără internet

Semnalul lipsește exact acolo unde e nevoie de el, în magazine, în depozite, la subsol. Orice soluție care cere conexiune permanentă e abandonată în a doua zi și agentul se întoarce la agendă. Aici, catalogul, clienții, prețurile și stocurile se descarcă local la autentificare. Agentul preia comenzi în modul avion, fără niciun mesaj de eroare, exact ca și cum ar fi conectat. Comenzile intră într-o coadă și pleacă singure când revine semnalul. Chiar dacă sincronizarea se întrerupe la mijloc sau telefonul reia trimiterea, aceeași comandă nu ajunge niciodată de două ori în sistem.

O comandă completă în câteva minute, nu într-un sfert de oră

În distribuție comenzile se repetă în proporție mare de la o vizită la alta. Aplicația deschide implicit ultima comandă a clientului, cu produsele și cantitățile de data trecută deja completate, iar agentul doar ajustează ce s-a schimbat. Fiecare produs are butoanele de cantitate direct în listă, fără niciun pas suplimentar de adăugare în coș. Produsele se pot comanda în bucăți, baxuri sau paleți, iar conversia se face automat, astfel încât agentul comandă în unitatea în care gândește, iar depozitul primește cantitatea în unitatea în care lucrează.

Stocul și prețul corecte, pentru fiecare client în parte

Prețul afișat este cel real pentru clientul respectiv, din grila lui de prețuri, nu un preț generic de listă. Un magazin de cartier și un lanț văd fiecare prețul lui, fără ca agentul să caute prin tabele sau să sune la birou. Stocul este vizibil pe fiecare produs, marcat clar ca disponibil, redus sau epuizat. Când o cantitate depășește stocul, agentul e avertizat pe loc, înainte să promită. Iar dacă datele locale sunt mai vechi de câteva ore, aplicația spune asta deschis, în loc să pretindă că știe.

Tot ce trebuie știut despre client, înainte de a vinde

Fișa fiecărui client arată soldul restant și limita de credit, cu o bară care devine roșie la depășire. Agentul vede dinainte dacă mai poate livra sau dacă trebuie să discute cu biroul, în loc să afle după ce a promis. Tot acolo stau observațiile de livrare care se pierd de obicei prin capul oamenilor, de tipul livrare doar dimineața sau se intră prin spate, plus istoricul comenzilor anterioare, ca agentul să știe ce a mers și ce nu la clientul ăsta.

Control complet la birou, în timp real

Comenzile apar în panoul de administrare în momentul în care sunt trimise. Se filtrează pe zi, agent, client sau status și se caută liber, iar cele care necesită atenție, cum sunt clienții peste limita de credit, sunt evidențiate automat. Biroul poate corecta o comandă, poate schimba cantități sau prețuri și poate trece comanda prin etapele ei, de la trimisă până la livrată. Orice modificare rămâne înregistrată, cu autorul și momentul ei, astfel încât să se poată reconstrui oricând ce s-a schimbat și de cine.

Datele intră și ies fără bătăi de cap

Clienții, produsele și prețurile se încarcă din fișiere Excel, cu potrivirea coloanelor făcută pe ecran și cu un raport clar al rândurilor cu probleme, înainte ca ceva să fie salvat. Stocul se actualizează dintr-un fișier cu două coloane, într-o operațiune care durează câteva secunde și care poate fi făcută zilnic. La celălalt capăt, comenzile se exportă în formatul așteptat de programul de facturare, cu diacriticele și zecimalele corecte. Totalul pe care îl vede agentul pe telefon este identic, la bănuț, cu cel din fișierul care ajunge la contabilitate.

Nimic nu se pierde

Comanda în lucru se salvează local la fiecare modificare. Dacă telefonul rămâne fără baterie sau aplicația se închide, la redeschidere comanda e acolo, cu toate liniile introduse. Iar odată trimisă, o comandă rămâne exact cum a fost. Prețurile și denumirile se îngheață în momentul comenzii, astfel încât o comandă din primăvară arată la fel și peste un an, chiar dacă între timp produsele s-au scumpit sau s-au redenumit.

Se pune în funcțiune la o firmă nouă într-o singură zi

Denumirea, sigla, culorile, moneda, cota de TVA, modul de numerotare a comenzilor și regulile de stoc și de credit se stabilesc din interfață, nu din cod. Împreună cu încărcarea datelor din Excel, o firmă nouă poate lucra efectiv în aceeași zi în care s-a decis.