Portal-Asociatii.ro

Portal-Asociatii, platforma care urmează să fie implementată în municipiul Piatra Neamț în viitorul apropiat, iar ulterior în mai multe orașe din România, este o aplicație dedicată asociațiilor de proprietari, locatarilor și cenzorilor.

Platforma respectă Legea nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor — registrele obligatorii, contabilitatea în partidă simplă și rolurile prevăzute de lege. Primăria are cont propriu, cu drept de control și audit asupra asociațiilor din oraș. Aplicația a fost testată și validată de administratori de imobile și contabili cu ani de experiență în domeniu, iar fluxurile de lucru urmează practica reală dintr-o asociație.

Portal-Asociatii funcționează în browser și se instalează ca aplicație nativă atât pe iOS, cât și pe Android, fiind construită ca PWA — fără magazin de aplicații, direct de pe site, cu notificări pe telefon.

Administratorul

Administratorul conduce întreaga activitate a asociației din aplicație: calculează întreținerea, ține banii și registrele obligatorii, urmărește restanțele, administrează imobilul și comunică cu locatarii.

• Calculează și emite lista de plată lunară
• Repartizează cheltuielile pe persoane, cotă-parte indiviză, suprafață utilă, egal pe apartament, consum măsurat, beneficiari sau sumă fixă
• Combină mai multe moduri de repartizare în aceeași lună
• Repartizează pierderile tehnologice între contorul de branșament și contoarele individuale
• Exclude apartamentele debranșate de la încălzire
• Calculează separat pe bloc sau pe scară
• Aplică subvenții, ajutoare de încălzire și scutiri
• Calculează penalitățile de întârziere
• Operează facturi de regularizare și de stornare
• Face ajustări manuale pe apartament
• Închide luna și arhivează lista de plată
• Exportă lista în PDF, cu sau fără numele proprietarilor
• Publică lista în panourile locatarilor
• Înregistrează încasări și emite chitanțe numerotate automat pe serii
• Ține casieria și conturile bancare în registre separate
• Importă extrasul de cont
• Înregistrează plăți către furnizori
• Ține registrul jurnal în partidă simplă
• Întocmește situația activ-pasiv
• Administrează fondul de reparații, fondul de rulment și fondul de penalități
• Urmărește soldul fiecărui fond pe apartament
• Calculează salariile angajaților asociației, cu CAS, CASS, impozit, CAM, bonuri de masă, avans și rest de plată
• Emite somații de plată
• Ține istoricul datoriilor pe apartament
• Înregistrează ipoteci imobiliare
• Urmărește stadiul dosarelor de recuperare
• Administrează blocuri, scări, apartamente, părți comune și cote-părți indivize
• Ține registrul locatarilor: proprietari, chiriași, comodatari
• Păstrează istoricul de proprietate al fiecărui apartament
• Înregistrează declarațiile de persoane
• Configurează contoare de apă rece, apă caldă, gaz și energie
• Înregistrează și validează citirile lunare
• Ține registrul de inventar
• Ține registrul de documente cu numerotare secvențială
• Administrează furnizorii, contractele și ofertele primite
• Planifică reviziile și urmărește scadențele legale, inclusiv lift și ISCIR
• Ține jurnalul de reparații și intervenții
• Înregistrează mandatele de președinte, administrator, cenzor, contabil și membru al comitetului executiv
• Atașează hotărârile AGA
• Publică anunțuri către locatari
• Cere confirmare de citire și vede nominal cine a confirmat
• Discută în timp real cu locatarii
• Acordă acces temporar echipei de suport sau primăriei
• Administrează mai multe asociații din același cont

Locatarul

Locatarul își plătește întreținerea din aplicație, vede exact cum s-a ajuns la suma din lista de plată, transmite indexul la contoare și ține legătura cu administratorul, direct de pe telefon.

• Plătește întreținerea online, direct din aplicație
• Vede lista de plată detaliată, pe capitole
• Vede exact ce sumă i-a fost repartizată pentru fiecare cheltuială
• Vede istoricul plăților și al facturilor
• Vede soldul curent și eventualele restanțe
• Transmite indexul la contoare din telefon
• Descarcă documentele asociației
• Vede somațiile primite
• Primește anunțurile asociației și ale primăriei
• Confirmă citirea anunțurilor obligatorii
• Discută direct cu administratorul
• Adaugă membri de familie și chiriași
• Alege ce secțiuni vede fiecare membru în parte
• Generează și regenerează coduri de acces
• Instalează aplicația pe telefon și primește notificări

Cenzorul

Cenzorul are cont separat, cu drepturi de control financiar asupra asociațiilor pe care le auditează.

• Verifică lista de plată înainte de aprobare
• Aprobă sau respinge lista
• Consultă registrul jurnal
• Verifică soldurile și fondurile
• Face control de casierie
• Emite rapoarte de audit
• Se asociază la o asociație pe bază de cod de invitație
• Auditează mai multe asociații din același cont

Primăria

Primăria își monitorizează asociațiile din oraș, le transmite comunicări oficiale și poate primi acces de audit la panoul oricăreia dintre ele.

• Vede toate asociațiile din oraș
• Adaugă asociații noi și emite codurile de acces pentru administrator și președinte
• Urmărește cotele de asociații și de apartamente
• Transmite anunțuri oficiale către asociații, locatari și cenzori
• Cere confirmare de citire
• Discută cu administratorii asociațiilor
• Primește acces temporar, cu termen, la panoul unei asociații

Platforma a fost dezvoltată pentru partenerul nostru ADVANCED COMMUNITY SOFTWARE.